Phần mềm quản lý công việc là một giải pháp hữu ích, giúp bạn có thể lên kế hoạch, thu xếp công việc và phân bổ nguồn lực một cách chính xác, đơn giản và hiệu quả hơn. Ứng dụng phần mềm quản lý trong các công ty, doanh nghiệp sẽ đảm bảo chất lượng và tiến độ của các công việc, dự án.
1/ Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là tên gọi chung cho tất cả các phần mềm được thiết kế với mục tiêu hỗ trợ công việc quản lý, thúc đẩy khả năng tự vận hành của mỗi doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả của các dự án.
Tùy theo nhu cầu của công ty, doanh nghiệp, phần mềm quản lý có thể sở hữu giao diện và tính năng khác nhau tuy nhiên phần mềm quản lý công việc rất phù hợp với các dịch vụ Freelancer tại Việt Nam. Thế nhưng, về cơ bản, để đảm bảo hỗ trợ tối đa cho công việc của những người quản lý, phần mềm này sẽ có khả năng giúp bạn lưu trữ, sắp xếp, xử lý thông tin dữ liệu theo các cách khác nhau.
2/ Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc
Tiết kiệm thời gian
Toàn bộ tài nguyên về thông tin, dữ liệu sẽ được cập nhật và chia sẻ thông qua phần mềm quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp cho người quản lý, nhân viên và khách hàng có thể nắm bắt thông tin chính xác, nhanh chóng, giảm bớt thời gian không cần thiết cho việc liên hệ qua lại mỗi khi có thay đổi trong kế hoạch, tiến độ triển khai.
Tiết kiệm chi phí
Theo so sánh của https://mona.software/, ứng dụng phần mềm quản lý cho thấy hiệu quả rõ rệt và có thể được sử dụng làm nền tảng để phát triển hệ thống quản lý sau này. Như vậy, dù là xem xét trên phương diện ngắn hạn hay dài hạn, các phần mềm cho doanh nghiệp là giải pháp đem lại hiệu quả tốt hơn với mức chi phí tiết kiệm hơn.
Gia tăng hiệu suất công việc
Sử dụng phần mềm quản lý trong các nhiệm vụ, dự án của doanh nghiệp sẽ giúp người quản lý thu xếp, phân bổ nhiệm vụ chính xác, rõ ràng, phù hợp với năng lực và khả năng đảm đương công việc của các nhân viên. Thêm vào đó, các nguồn lực khác như thông tin, dữ liệu, nhân lực, trang thiết bị,… cũng được phân bổ thích hợp, đáp ứng nhu cầu của công việc. Hai phương diện này chính là yếu tố chủ đạo giúp hiệu suất cũng như chất lượng công việc được cải thiện rõ ràng.
3/ Những nhóm đối tượng nên ứng dụng phần mềm quản lý công việc
Với các tổ chức, doanh nghiệp
Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp là nơi tập hợp nhân lực, vật lực, tài lực để triển khai và hoàn thiện rất nhiều công việc, dự án khác nhau. Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý, các tổ chức và doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa hiệu quả mà các nguồn lực mang lại, hạn chế thiệt hại không đáng có trong triển khai lập kế hoạch, phân công và hoàn thành nhiệm vụ. Khi cách quản lý hiệu quả hơn, công việc cũng được thực hiện nhanh chóng và chất lượng hơn.
Với cá nhân
Với các cá nhân, phần mềm quản lý sẽ là “đầu mối” thông tin, giúp bạn hiểu rõ về mục tiêu, kế hoạch của dự án cũng như nắm bắt được các công việc mà bản thân sẽ phụ trách thực hiện. Mỗi nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc của bản thân sao cho đáp ứng được tiến độ chung và bắt kịp những điều chỉnh, thay đổi xuyên suốt dự án, giúp kết quả công việc luôn mỹ mãn.
4/ Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý doanh nghiệp Mona PMS
Mona Media là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực lập trình web-app, thiết kế website ở HCM. Phần mềm quản lý công việc Mona PMS thiết kế sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản và được thiết lập thêm rất nhiều tính năng nâng cao cực kỳ hữu ích. Nhờ vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp Mona có thể hỗ trợ tốt nhất cho công việc của bạn, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý trong toàn bộ công ty.
Dưới đây là một vài tính năng nổi trội nhất mà phần mềm quản lý Mona PMS sở hữu:
Bộ tính năng quản lý dự án
Bộ tính năng quản lý dự án bao gồm các công cụ và tính năng giúp bạn tạo lập một “không gian” riêng biệt cho từng dự án khác nhau. Tại đây, tất cả các dữ liệu liên quan đến dự án sẽ được chia sẻ và khai thác chung, chỉ có những bộ phận, nhân viên phụ trách dự án mới có thể tiếp cận và sử dụng các nguồn thông tin, dữ liệu này.
Tính năng quản lý dự án giúp người phụ trách có được một nền tảng phù hợp để thiết kế, lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành.
Quản lý dịch vụ định kỳ
Chức năng quản lý dịch vụ định kỳ sẽ tiến hành lưu trữ thông tin của các nhóm khách hàng và tính toàn thời gian cung cấp dịch vụ tương ứng. Như vậy, nhân viên phụ trách sẽ có thể sắp xếp lịch trình công việc phù hợp, đảm bảo phục vụ đầy đủ mọi nhu cầu của khách hàng. Các tính huống như bỏ sót dịch vụ, bỏ sót khách hàng hay không đáp ứng đúng thời hạn dịch vụ gần như sẽ được loại bỏ hoàn toàn, chất lượng dịch vụ được cải thiện đáng kể.
Hệ thống Notification tùy chọn
Hệ thống Notification sẽ nhắc nhở bạn thực hiện công việc hoặc cập nhật những thông tin, dữ liệu mới nhất được chia sẻ lên phần mềm. Từng người quản lý và nhân viên có thể dựa trên nhu cầu, đặc thù công việc để cài đặt hệ thống thông báo phù hợp, vừa tránh bỏ sót thông tin quan trọng, vừa tránh việc mất tập trung bởi những thông tin không quá cần thiết, không liên quan trực tiếp đến công việc phụ trách.
Quản lý công việc của mỗi nhân sự
Ở phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn để theo dõi quản lý công việc theo từng dự án hoặc theo dõi công việc theo danh sách nhân sự. Việc này giúp bạn cân bằng được lượng công việc của các nhân viên đồng cấp, tránh tình trạng phân chia quá nhiều công việc cho một người trong khi các nhân viên khác lại nhận được lượng công việc quá ít, không tương xứng với thời gian làm việc và mức lương họ được nhận.
Ngoài ra, việc đánh giá công việc của mối người cũng giúp bạn có những hình thức khen thưởng phù hợp, xứng đáng với đóng góp và mức độ hiệu quả trong công việc của từng người.
Quản lý nhân viên
Thay vì phải dành quá nhiều thời gian để theo dõi, đốc thúc nhân viên, khi ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, người quản lý có thể chuyển sang hình thức quản lý và đánh giá dựa trên kết quả công việc. Toàn bộ nhiệm vụ quản lý nhân viên từ việc đơn giản như tạo bảng chấm công theo ca làm, tính công đến việc phân chia công việc, báo cáo tiến độ hoàn thành đều được thực hiện với sự hỗ trợ của phần mềm.
Qua đó, người quản lý được cung cấp đầy đủ thông tin để đánh giá chính xác về khả năng làm việc, hiệu quả công việc của từng nhân viên. Mặt khác, điều này cũng giúp gia tăng tính chủ động, tự giác của các nhân viên khi thực hiện các công việc được giao.
Các tính năng tăng tính kết nối trong công ty
Việc trao đổi, bàn bạc trong công ty giúp gia tăng sự kết nối và nâng cao hiệu quả phối hợp trong tất cả các công việc. Tuy nhiên, nếu sử dụng các phần mềm, ứng dụng trò chuyện bên ngoài, việc tìm kiếm tài khoản và trao đổi thông tin gặp khá nhiều khó khăn, cùng với đó nguy cơ dữ liệu quan trọng của công ty bị lộ cũng gia tăng đáng kể.
Phần mềm sở hữu các tính năng chat riêng, lập nhóm chat cho phép việc kết nối, trao đổi giữa các nhân viên diễn ra hiệu quả, an toàn và hỗ trợ tối đa cho công việc của tất cả các phòng ban, nhân viên.
App khách hàng theo dõi tiến độ dự án
Ứng dụng dành riêng cho khách hàng cũng sẽ được thiết kế đi kèm với phần mềm và kết nối trực tiếp với dữ liệu của phần mềm quản lý dự án. Ứng dụng này sẽ được thiết kế với giao diện và bộ công cụ, tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhóm khách hàng.
Qua đó, khách hàng của bạn có thể theo dõi tiến độ dự án dù họ ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào. Họ hoàn toàn biết rõ về kế hoạch triển khai cũng như tiến độ công việc mà không cần hai bên phải lãng phí quá nhiều thời gian cho việc theo dõi, giám sát và báo cáo. Với những thông tin chính xác, cập nhật thông qua app khách hàng, công ty, doanh nghiệp của bạn sẽ nâng cao được uy tín và lòng tin từ phía khách hàng.
App nhân viên
Tương tự với app khách hàng, app nhân viên cũng có những đặc trưng riêng biệt trong giao diện và tính năng. Tuy chia sẻ cùng một nguồn dữ liệu với phần mềm quản lý, ứng dụng cho nhân viên sẽ chỉ có thể truy cập vào một số tài liệu nhất định và sử dụng một số các tính năng cơ bản, cần thiết cho công việc. Ứng dụng này được các nhân viên sử dụng chủ yếu cho việc xem xét kế hoạch chung, phần nhiệm vụ được phân công và tiến hành báo cáo công việc cho quản lý.
Toàn bộ dữ liệu về công việc từ các nhân viên sau đó sẽ được tổng hợp, lưu trữ và sắp xếp lại trong phần mềm quản lý. Những người phụ trách dự án, quản lý cấp cao đều có thể tiếp cận và đánh giá công việc một cách chính xác, hiệu quả hơn.
Nếu bạn vẫn chưa chọn được một phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp do còn băn khoăn đến chất lượng, mức độ hiệu quả, khả năng vận hành, bộ công cụ, tính năng, giao diện,… thì theo EZ phần mềm quản lý công việc Mona PMS chính là giải pháp tuyệt vời nhất cho vấn đề của bạn.