Phần mềm và ứng dụng quản lý dự án đang là lựa chọn số một cho việc sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, thực hiện đánh giá và báo cáo các dự án, tiến hành các kế hoạch của nhiều công ty, doanh nghiệp. Vậy nhưng ứng dụng quản lý dự án trên thị trường hiện nay lại vô cùng đa dạng về cả chất lượng, giao diện, tính năng và giá cả, do đó để lựa chọn được một ứng dụng hoạt động hiệu quả không hề đơn giản. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu top 7 các ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp với mức giá phải chăng đang được rất nhiều khách hàng ưa chuộng và sử dụng trong vô vàn các dự án khác nhau.
1/ Phần mềm, ứng dụng quản lý dự án là gì?
Quản lý một dự án là công việc phức tạp, nếu chi phí đầu tư càng lớn, độ khó càng cao, số lượng người tham gia càng nhiều thì nhiệm vụ của người quản lý cũng trở nên khó khăn hơn. Không dừng lại ở đó, trong suốt thời gian thực hiện dự án, có rất nhiều vấn đề đột xuất, tạo ra xung đột với kế hoạch ban đầu và cũng vì vậy khiến chất lượng không được đảm bảo trong khi dự án trì trệ, kéo dài.
Các nền tảng quản lý dự án được thiết kế bởi các công ty phần mềm chính là để khắc phục tình trạng này và giúp cho công việc quản lý trở nên thuận lợi, hiệu quả nhất. Loại phần mềm, ứng dụng này được tích hợp nhiều tính năng và công cụ hỗ trợ người dùng lưu trữ tài liệu, sắp xếp lịch trình, phân công công việc, theo dõi tiến độ và chất lượng công việc,… Nhờ vậy mà người quản lý cũng như các đội ngũ nhân sự tham gia dự án có thể làm việc ăn ý hơn, bám sát với kế hoạch và hướng đến mục tiêu chung.
2/ Những đặc trưng nổi bật của ứng dụng quản lý dự án
Tính năng lưu trữ dữ liệu, quản lý thông tin
Một trong những tính năng cơ bản nhất là lưu trữ thông tin dữ liệu. Toàn bộ các văn bản, thông tin quan trọng, cần thiết trong dự án sẽ được lưu trữ và sắp xếp khoa học. Nhờ vậy, người dùng có thể trực tiếp tìm kiếm một cách dễ dàng hoặc đơn giản hơn nữa là sử dụng các công cụ tìm kiếm. Đồng thời, do dữ liệu được đồng bộ, dù bạn truy cập từ bất kỳ thiết bị, nền tảng nào, bạn cũng sẽ tìm được những dữ liệu mang tính cập nhật nhất.
Tính năng lên kế hoạch
Người quản lý có thể sử dụng ứng dụng để lên thời gian biểu thực hiện dự án theo từng giai đoạn lớn, sau đó nữa là nhiệm vụ trong từng giai đoạn và chi tiết công việc theo từng tuần, từng ngày. Về phía người quản lý, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra tiến độ, phát hiện những công việc chưa được hoàn thiện để đưa ra kế hoạch bổ sung, điều chỉnh kịp thời. Về phía các bộ phận và nhân viên, họ sẽ theo dõi và biết được chính xác công việc cùng thời hạn hoàn thành.
Tính năng hỗ trợ quản lý nguồn lực
Hỗ trợ thống kế và phân công nhân lực, vật lực của các công ty, doanh nghiệp. Người quản lý có thể nắm chắc được nhiệm vụ của từng người trong các giai đoạn khác nhau. Nếu có sự tình phát sinh, bạn hoàn toàn có thể chủ động và nhanh chóng điều phối nguồn nhân sự chất lượng để vừa duy trì việc thực hiện dự án, vừa giải quyết êm đẹp các rắc rối trong công việc. Đồng thời, loại ứng dụng này cũng hỗ trợ bạn sắp xếp vật lực phù hợp, giúp đem lại hiệu quả lớn nhất trong công việc.
Phân quyền truy cập
Việc phân quyền truy cập sẽ chỉ cho phép người dùng truy cập và sử dụng các tính năng nhất định. Điều này đảm bảo rằng các nhân viên đều có thể tiếp cận đầy đủ với các thông tin, kế hoạch triển khai, nhưng cũng giúp cho việc lưu trữ tài liệu có độ an toàn, bảo mật cao hơn.
Giám sát tiến độ, báo cáo công việc
Dựa trên bản kế hoạch cùng lượng công việc được báo cáo thông qua hệ thống phần mềm, ứng dụng, người quản lý có thể giám sát tiến độ một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Bạn sẽ không cần phải trực tiếp đi kiểm tra, theo dõi từng đầu việc nhưng vẫn có thể nắm được tình hình chung và mức độ hoàn thiện của từng giai đoạn, công việc trong dự án.
3/ Top 7 phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp và giá rẻ
1. Mona PMS- Phần mềm quản lý công việc – dự án chuyên nghiệp
Mona.software là một trong những công ty đi đầu ở lĩnh vực thiết kế website, phần mềm và ứng dụng. Với đội ngũ chuyên nghiệp cùng sự tư vấn tận tâm, nhiệt tính, khách hàng sẽ có được một ứng dụng quản lý dự án hiệu quả, chất lượng và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
Ứng dụng quản lý dự án Mona PMS được thiết kế, lập trình bằng những công nghệ thiết kế ứng dụng hiện đại nhất, sở hữu đầy đủ mọi tính năng cơ bản (lưu trữ dữ liệu, lập kế hoạch, phân bổ nhân sự, theo dõi tiến độ,…) và các tính năng nâng cao quan trọng, hỗ trợ tối đa cho người quản lý dự án nói riêng và toàn bộ nhân sự của dự án nói chung.
2. Asana- Quản lý công việc, dự án online
Asana có thể được sử dụng cho các đội nhóm lớn và trong các dự án phức tạp. Khi sử dụng Asana, mục tiêu của bạn được thiết lập càng rõ ràng, thời gian và ngân sách cũng được phân bổ một cách tối ưu nhất. Người sử dụng có thể lựa chọn nhiều chế độ xem khác nhau để theo dõi công việc của bản thân và tiến độ chung của cả đội nhóm. Thêm vào đó Asana cũng cung cấp các mẫu template sẵn, thích hợp cho những người chưa thực sự quen thuộc với các phần mềm.
3. Microsoft Project- Phần mềm quản lý dự án
Microsoft Project được phát triển và tung ra thị trường bởi chính ông lớn Microsoft. Với phần mềm này bạn có thể dễ dàng xây dựng các bản kế hoạch từ sơ bộ đến chi tiết, phân chia tài nguyên chung để sử dụng ào dự án, đánh giá và so sánh khối lượng hiệu quả công việc,… Microsoft Project cũng được tích hợp các tính năng đặc thù cho công việc kế toán. Do đó, bạn cũng có thể xem xét, quản lý nguồn tài chính của dự án trên cùng một nền tảng, tối ưu được hiệu suất xử lý, phân bổ nguồn kinh phí.
4. Podio
Polido sở hữu một giao diện và bộ công cụ quản lý tương đối độc đáo. Hầu hết mọi công việc đều được theo dõi, quản lý và điều khiển thông qua duy nhất một giao diện bảng điều khiển trực quan. Cũng nhờ vậy mà cách thức xây dựng quy trình, kế hoạch cũng được tạo lập theo phương thức khoa học, logic hơn. Ngoài ra, Podio cũng cung cấp đầy đủ các công cụ và các chức năng cơ bản, phổ biến với hầu hết mọi ứng dụng, phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp.
5. MyCollab- Ứng dụng theo dõi và quản lý dự án
MyCollab là ứng dụng quản lý được thiết kế tương đối hoàn chỉnh, hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý giấy tờ, hồ sơ, quản lý thông tin và các mối quan hệ với khách hàng, đối tác trong các dự án. Bên cạnh đó, MyCollab cũng cung cấp các công cụ cơ bản cho việc tìm kiếm thông tin, lên thời gian biểu, định dạng timeline cho lịch trình,… Bản kế hoạch của MyCollab có thể xuất ra bằng nhiều định dạng giúp đơn giản hóa công việc chia sẻ tài liệu cho đối tác bên ngoài hoặc in ấn khi cần sử dụng.
6. Wrike
Wrike là ứng dụng quản lý dự án tương đối phổ biến và tiện lợi. Các tính năng của Wrike chú trọng sự linh hoạt và hiệu quả. Bạn có thể theo dõi và đánh giá công việc một cách chi tiết và chính xác hơn. Một lợi thế khác của Wrike nằm ở chức năng trò chuyện trực tuyến, giúp cho việc trao đổi nội bộ diễn ra đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều so với các phần mềm, ứng dụng tương tự.
7. Bitrix24- Nền tảng quản lý dự án và công việc
Bitrix24 mới chỉ xuất hiện trên thị trường một thời gian ngắn nhưng đã thu về hơn 6 triệu khách hàng là các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bitrix24 đem đến nhiều tính năng quản lý được thiết kế đặc thù cho việc quản lý dự án, theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, mức chi phí khi sử dụng Bitrix24 cũng tương đối thấp, khá phù hợp cho các doanh nghiệp hoặc dự án bị hạn chế về kinh phí.
Hy vọng rằng với những ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp được EZ gợi ý trong bài viết, bạn đã có thể có được một lựa chọn phù hợp để vận hành và quản lý công việc, dự án của bản thân.